Handwerkssoftware auswählen: Ablauf, Schnittstelle und Kosten systematisch prüfen

Viele Betriebe beginnen die Auswahl mit dem Funktionskatalog des Anbieters. Sinnvoller ist die umgekehrte Reihenfolge: zuerst den heutigen Ablauf aufschreiben, dann die Funktion suchen, die genau diesen Schritt ersetzt.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Nehmen Sie den Ist-Ablauf vor dem ersten Anbietergespräch auf, mit Rolle und Beleg pro Schritt.
• Prüfen Sie jede benötigte Funktion als belegte Anbieterangabe, nicht als eigene Testerfahrung.
• Trennen Sie beim Preis zwischen Abrechnungszeitraum, Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist und Netto- oder Bruttoangabe.
• Prüfen Sie bei jeder Schnittstelle, was der Anbieter der Schnittstelle tatsächlich prüft und was nicht.

Warum die Auswahl am Ist-Ablauf beginnt

Ein Funktionskatalog sagt nichts darüber, welcher Schritt in Ihrem Betrieb heute Zeit kostet. Erst der Ablauf zeigt, wo eine Funktion tatsächlich greift. Notieren Sie für jeden Schritt drei Dinge: wer ihn ausführt, welcher Beleg entsteht und welche Software danach damit arbeitet. So entsteht eine Liste, die sich später gegen jedes Angebot halten lässt.

Diese Aufnahme kostet einen halben Arbeitstag. Sie verhindert aber, dass ein Betrieb Funktionen bezahlt, die keinen seiner Schritte betreffen. Sobald der Ablauf vollständig ist, streichen Sie jeden Schritt, der in einem anderen Betriebsteil bereits beschrieben wurde. Der Ablauf bleibt die Grundlage jeder späteren Bewertung, auch wenn sich die Anbieterliste ändert.

Für die Auswahl zählt zusätzlich, welche Funktion rechtlich gefordert ist und welche nur praktisch nützlich wäre. Beides gehört in getrennte Spalten. Der Anbieter beschreibt seine Funktionen selbst, wie etwa im Preis- und Funktionsvergleich von Lexware Office mit seinen vier Versionen. Solche Herstellerangaben sind erste Evidenz für die Existenz einer Funktion, nicht der Nachweis, dass sie in Ihrem Ablauf funktioniert.

Vergütungs- und Abrechnungsmodelle als Auswahlkriterium

Der Ablauf entscheidet, welche Rechnungsarten Sie überhaupt brauchen. Ein Betrieb mit Abschlagszahlungen auf lange Bauaufträge stellt andere Anforderungen als ein Betrieb, der überwiegend kleine Reparaturaufträge direkt abrechnet. Prüfen Sie deshalb zuerst, welche besonderen Rechnungsarten in Ihrem Ablauf vorkommen, und danach, welche Software sie abbildet.

Lexware Office nennt in seiner Funktionsübersicht Abschlags-, Sammel- und Schlussrechnungen, Rechnungen ins Ausland, Rechnungen für Bauleistungen nach § 13b mit Reverse Charge sowie Rechnungen für Photovoltaikanlagen. Diese Aufzählung stammt vom Anbieter und beschreibt dessen Funktionsumfang. Sie belegt nicht, dass jede Sonderlage korrekt berechnet wird.

Steuerliche Fragen klärt die Kanzlei, nicht die Auswahltabelle. Notieren Sie je Modell eine offene Frage und lassen Sie sie im Testzeitraum beantworten. Ein Beispiel: Bei einer Abschlagsrechnung mit wechselndem Umsatzsteuersatz prüfen Sie, ob die Schlussrechnung den bereits abgerechneten Teil automatisch abzieht. Diese Prüfung ist eine betriebliche Aufgabe, keine Rechtsberatung.

Belegfluss und Schnittstellen zur Kanzlei

Beim Belegfluss zählt die Reihenfolge: Beleg entsteht im Betrieb, wird erfasst, wird geprüft, geht an die Kanzlei. Jede Schnittstelle sitzt an genau einer Stelle in dieser Kette. Schreiben Sie auf, welches System die Daten erzeugt und welches sie empfängt.

Für weclapp beschreibt DATEV die Schnittstellen Buchungsdatenservice und Rechnungsdatenservice 1.0. Über den Buchungsdatenservice können strukturierte Buchungsdaten und die zugehörigen digitalen Belege als Buchungssätze in die DATEV-Rechnungswesen-Programme übernommen werden. Der Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt strukturierte Belegdaten oder digitale Belege als Buchungsvorschläge.

Wichtiger für die Auswahl ist die Prüfgrenze. DATEV weist zum Umfang seiner technischen Prüfung darauf hin, dass nur das fehlerfreie Einlesen der Output-Datei geprüft wird. Ob das Herstellerprodukt die Daten fachlich korrekt übergibt, wird ausdrücklich nicht geprüft. Diese Grenze gehört in Ihre Auswahltabelle, weil sie den Prüfaufwand in der Kanzlei bestimmt.

Unter DATEVasp kann der Einsatz einer Partnerlösung mit zusätzlichen Kosten verbunden sein, etwa für ein Fremdsoftware-Modul oder einen Fremdsoftware-Server. Prüfen Sie das vor der Entscheidung, wenn Ihre Kanzlei mit DATEVasp arbeitet. Die konkrete Höhe nennt die Leistungsbeschreibung, nicht dieses Dokument.

Zeiterfassung und Lohnschnittstelle prüfen

Die Zeiterfassung hängt an der Lohnabrechnung. Wer Zeiten in einem System erfasst und sie in einem zweiten System manuell nachträgt, verliert genau den Vorteil, den die Software bringen sollte. Deshalb gehört die Übergabe in die Lohnsoftware in dieselbe Prüfung wie die Erfassung.

DATEV nennt als Vorteile digitaler Zeiterfassung den Wegfall von Zettelwirtschaft, die automatische Übermittlung der Daten an die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware und die Möglichkeit, dass Beschäftigte ihre eigenen Arbeits- und Pausenzeiten prüfen. Für die Schnittstelle zur DATEV-Lohnsoftware gibt DATEV an, dass der Zeitwirtschaftsanbieter die Verknüpfung herstellt und dass die Schnittstellen zur DATEV-Lohnabrechnung technisch geprüft sind.

Diese Prüfung ist eng: geprüft wird die Schnittstelle, nicht das Zeitmodell in Ihrem Betrieb. Legen Sie für einen Mitarbeiter ein Modell an und verfolgen Sie die Daten bis in die Lohnabrechnung. Bleibt am Ende ein manueller Schritt übrig, notieren Sie ihn als Aufwand.

Zur Rechtslage hält die DATEV-Seite ausdrücklich fest, dass in der Praxis offen ist, wann und wie die Entscheidung des EuGH vom Mai 2019 zum Stechuhr-Urteil durch den deutschen Gesetzgeber umgesetzt wird. Einzelheiten der Umsetzung lesen Sie deshalb in aktuellen Fachinformationen nach und klären sie mit Ihrer Kanzlei. Eine Softwareauswahl ersetzt diese Klärung nicht.

Kostenmodelle lesen und die Testreihenfolge festlegen

Softwarepreise sind ohne Angabe von Einheit, Zeitraum und Steuer nicht vergleichbar. Beide hier belegten Anbieter nennen Nettopreise pro Monat zuzüglich Mehrwertsteuer, aber mit unterschiedlicher Einheit. Lexware Office rechnet pro Version, weclapp pro Nutzer. Dieselbe Monatsangabe bedeutet damit völlig verschiedene Summen für einen Betrieb mit drei oder mit neun Nutzern.

Bei weclapp gliedern sich die Pakete in ERP Starter, ERP Dienstleistung und ERP Handel; zusätzlich gibt es Add-ons ab 55 Euro monatlich sowie günstigere Einzellizenzen für einzelne Rollen. Ein Test ist laut Anbieter 30 Tage kostenlos und endet automatisch, ohne dass der Testaccount kostenpflichtig wird. Eine monatlich abgerechnete Lizenz hat eine Kündigungsfrist von einem Monat, bei längerer Laufzeit ist die Kündigung nur zum Ende der Vertragslaufzeit möglich. Ob jährliche oder monatliche Abrechnung günstiger ist, hängt von Laufzeit und Nutzerzahl ab.

Dieses Rechenbeispiel ist erfunden und nur eine Rechenübung. Angenommen, ein Betrieb kalkuliert mit vier Nutzern über zwölf Monate und einem Listenpreis von 39 Euro netto pro Nutzer und Monat. Dann ergeben sich 4 × 39 × 12 = 1.872 Euro netto im Jahr. Zusätzliche Module, Beratung und Schulung sind darin nicht enthalten, und der tatsächliche Preis richtet sich nach dem Angebot des Anbieters.

Prüfen Sie Kosten an drei Stellen getrennt: Grundpaket pro Nutzer und Monat, optionale Module und Einzellizenzen, sowie alle Leistungen außerhalb der Lizenz. Erst danach vergleichen Sie Summen, mit derselben Nutzerzahl, demselben Zeitraum und derselben Steuerangabe.

Die Auswahltabelle als Arbeitsmittel

Tragen Sie jeden Ist-Schritt in eine Zeile ein. Die Tabelle ist das eigentliche Ergebnis der Recherche, nicht das Angebot eines Anbieters.

Ist-Ablauf (heute)	Benötigte Funktion (belegt)	Rolle	Schnittstelle	Kostenmodell	Offene Frage im Test
Beleg entsteht auf der Baustelle	Belegerfassung und Archiv	Monteur	Mobile Erfassung an Buchhaltung	Grundpaket pro Version	Wird der Beleg ohne Nacharbeit übernommen?
Abschlagsrechnung nach Bauabschnitt	Abschlags- und Schlussrechnung	Büro	Buchhaltung an Kanzlei	Grundpaket pro Version	Zieht die Schlussrechnung Abschläge automatisch ab?
Stunden auf der Baustelle	Zeiterfassung	Monteur	Zeitwirtschaft an Lohnsoftware	pro Nutzer und Monat	Bleibt am Monatsende ein manueller Schritt?
Beleg an die Kanzlei	Buchungsdatenservice	Büro und Kanzlei	Buchungssätze mit Beleg	Zusatzleistung Kanzlei	Was prüft die Kanzlei fachlich nach?
Angebot an Kunden	Angebot und E-Rechnung	Büro	Rechnungsdatenservice	Grundpaket pro Version	Erfüllt das Format EN 16931 die Anforderungen?

Legen Sie danach die Testreihenfolge fest. Zwei Anbieter genügen für den ersten Durchlauf. Gewichten Sie die Zeilen aus der Tabelle, nicht die Funktionslisten der Anbieter. Wer mit den drei wichtigsten Abläufen beginnt, erkennt schneller, ob die Software den Alltag trägt.

Im Testzeitraum gilt für jeden Anbieter dieselbe Aufgabe. Führen Sie einen echten Vorgang vom Beleg bis zur Kanzlei durch, mit denselben Daten und demselben Mitarbeiter. Halten Sie fest, welche Schritte ohne Nacharbeit liefen und welche nicht. Eine solche Prüfung ist eine betriebliche Erhebung mit kleinen Fallzahlen, kein belastbarer Vergleich über alle Anbieter.

Häufige Fragen

Wie lange sollte ein Test dauern? Das lässt sich nicht pauschal festlegen. weclapp nennt einen kostenlosen Test von 30 Tagen, der automatisch endet; Lexware Office nennt ebenfalls 30 Tage. Ordnen Sie die Aufgaben aus Ihrer Tabelle so ein, dass alle wichtigen Abläufe mindestens einmal vollständig durchlaufen werden.

Muss ich die Preise der Anbieter zuerst vergleichen? Nein. Ohne die eigene Nutzerzahl und den Abrechnungszeitraum ist ein Preisvergleich nicht aussagekräftig, weil die Einheit bei den Anbietern unterschiedlich ist. Ermitteln Sie erst die benötigten Rollen und Lizenzen, dann rechnen Sie beide Angebote über denselben Zeitraum und mit derselben Steuerangabe.

Was prüft DATEV bei einer Schnittstelle tatsächlich? Nach der eigenen Beschreibung prüft DATEV nur das fehlerfreie Einlesen der Output-Datei in die DATEV-Software. Weitere Funktionen des Herstellerprodukts und der Schnittstelle sind nicht Gegenstand der technischen Prüfung, und ob die Daten fachlich korrekt übergeben werden, wird ebenfalls nicht geprüft.