Betriebsausstattung
Teil von Handwerkssoftware auswählen: Ablauf, Schnittstelle und Kosten systematisch prüfen
Mobile Handwerkssoftware prüfen: Apps, Belegscan und Verhalten bei Verbindungsabbruch
Mobile Handwerkssoftware prüfen: Apps, Belegscan und Zugriff auf Akten im Praxistest plus dokumentierte Ersatzregel bei fehlender Verbindung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Anbieter beschreiben ihre Mobilfunktionen selbst; unabhängige Gerätetests liegen nicht vor.
- Prüfen Sie fünf mobile Aufgaben an einem echten Arbeitstag und halten Sie je Aufgabe das Gerät fest.
- Fehlt die Verbindung, hilft kein Offline-Versprechen, sondern nur eine vorher vereinbarte Ersatzmaßnahme.
Welche Apps der Anbieter bereitstellt
Herstellerangaben sind der Ausgangspunkt, kein Nachweis. Lesen Sie zuerst, welche App überhaupt existiert und welches Betriebssystem sie unterstützt. Bei Lexware Office sind die Apps für Android und iOS laut Anbieter in den Preisen enthalten. Mit der Lexware App lassen sich mobil Rechnungen und Angebote erstellen sowie Belege erfassen. Ob das auf Ihrem Gerät flüssig läuft, steht dort nicht. Das müssen Sie selbst sehen.
Bei weclapp stehen Mobile Lager-App, Mehrsprachigkeit und Dokumentenmanagement in den Paketen. Die Mobile Lager-App gehört zur Lizenz weclapp Lager ab 49 Euro monatlich. Alle Preise sind Nettopreise pro Nutzer und Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer. Prüfen Sie, ob die App nur für Lagerbewegungen gedacht ist oder weitere Aufgaben abdeckt.
Mobile Belegerfassung und Belegprüfung
Der Belegscan ist die Funktion, die den größten Unterschied macht. Lexware Office beschreibt den Ablauf so: Beleg mit der App fotografieren, notwendige Informationen werden automatisch erkannt, ein Buchungsvorschlag entsteht. Bestätigen per Klick. Ob die Erkennung bei schlechtem Licht oder zerknitterten Handwerkerbelegen trägt, prüfen Sie mit zehn echten Belegen aus der vergangenen Woche.
Zählen Sie dabei zwei Dinge getrennt: erkannte Pflichtfelder und nötige Korrekturen. Ein Buchungsvorschlag ist kein gebuchter Beleg. Bei weclapp ist OCR zur Rechnungserfassung gelistet, dazu ein Freigabeprozess in der Betaphase. Beta heißt: Der Ablauf kann sich ändern. Planen Sie für die Testphase eine manuelle Rückfallebene ein.
Zugriff auf Kundenakte und Dokumente unterwegs
Ortsunabhängiger Zugriff klingt einfach, ist aber eine Frage der Rechte. Lexware Office sammelt in der Kundenakte Dokumente wie Fotos, Pläne und Aufmaße an einem Ort, auf den Team und Betrieb laut Anbieter von überall zugreifen. Prüfen Sie konkret: Darf ein Monteur eine Akte nur lesen oder auch ändern? Wer sieht Kalkulationsdaten, wer nicht?
weclapp nennt Verfügbarkeit von 99,5 Prozent und 256-Bit-Verschlüsselung bei Speicherung ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Das sind Anbieterangaben. Sie ersetzen keine eigene Berechtigungsprüfung. Ein wichtiger Hinweis kommt von DATEV: weclapp besteht aus Cloud- und On-Premise-Komponenten, der Anwendersupport liegt beim Hersteller, und Funktionseinschränkungen können laut DATEV nicht ausgeschlossen werden.
Verbindungsabbruch: Ersatzmaßnahmen statt Offline-Versprechen
Keiner der erfassten Anbieter beschreibt verbindlich, was bei fehlender Verbindung passiert. Genau dort entsteht der Praxisschaden. Die Lösung ist keine technische Zusage, sondern eine organisatorische: Legen Sie je Aufgabe fest, wer ohne Verbindung was tut und wann nachgetragen wird.
Fünf mobile Aufgaben reichen für ein belastbares Prüfszenario. Diese Tabelle ist ein Beispiel für Ihr eigenes Protokoll, keine Vorschrift.
| Mobile Aufgabe | Erwartetes Ergebnis | Gerät | Ersatzmaßnahme ohne Verbindung |
|---|---|---|---|
| Beleg fotografieren | Beleg im Eingang | Smartphone | Papierbeleg in Sammelmappe, abends scannen |
| Buchungsvorschlag prüfen | Freigabe oder Korrektur | Smartphone | Freigabe am Bürorechner nachtragen |
| Kundenakte öffnen | Aufmaß sichtbar | Tablet | Ausdruck aus Vortag nutzen |
| Status ändern | Auftrag aktualisiert | Smartphone | Notiz auf Papier, Eintrag im Büro |
| Lagerbewegung buchen | Bestand korrigiert | Tablet | Laufzettel, Nachtrag am Lagerplatz |
Jede Zeile bekommt einen Namen und einen Zeitpunkt. Ohne diese zwei Felder bleibt die Regel wirkungslos.
Was ein Prüfszenario leisten muss
Führen Sie das Szenario an einem normalen Arbeitstag durch, nicht im Schulungsraum. Notieren Sie je Aufgabe: erwartetes Ergebnis, beteiligtes Gerät, tatsächliches Ergebnis, Ersatzmaßnahme. Zwei Aufgaben genügen nicht, weil Belegscan und Aktenzugriff völlig verschiedene Anforderungen haben.
Testen Sie mit abgeschaltetem WLAN und im Fahrzeug. Prüfen Sie, ob die App den Beleg zwischenspeichert oder ihn verliert. Letzteres ist keine Schwäche des Anbieters, sondern eine Frage, die vorher geklärt werden muss. Klären Sie außerdem, ob eine Lizenz pro Nutzer oder pro Gerät gilt und ob ein Tablet eine zweite Lizenz auslöst. Bei weclapp gilt der Preis pro Nutzer und Monat, ein Gerätewechsel ist damit nicht automatisch ein zweiter Nutzer. Prüfen Sie das schriftlich, bevor Sie Geräte verteilen.
Eine dokumentierte Verhaltensregel schreiben
Schreiben Sie keine allgemeine Offline-Fähigkeitszusage ins Handbuch. Schreiben Sie eine Regel je Aufgabe. Beispiel: Fällt die Verbindung beim Belegscan aus, wird der Papierbeleg in die Sammelmappe gelegt und am selben Tag im Büro gescannt. Verantwortlich ist die Person, die den Beleg erhalten hat. Solche Sätze sind Muster für Ihren Betrieb, keine gesetzliche Vorgabe.
Die erfassten Quellen enthalten keine Messungen zur Netzabdeckung und keine geprüfte Offlinefähigkeit. Behandeln Sie jede Anbieteraussage dazu als offene Prüffrage. Notieren Sie das Ergebnis im Prüfprotokoll. Nach drei Monaten lesen Sie es erneut.
Häufige Fragen
Sind die Apps in den Preisen enthalten? Bei Lexware Office ja, laut Anbieter in den Preisen inbegriffen, für Android und iOS.
Was passiert bei fehlender Verbindung? Kein erfasster Anbieter beschreibt das verbindlich. Legen Sie die Ersatzmaßnahme selbst fest.
Kostet ein Tablet eine zweite Lizenz? Prüfen Sie die Lizenzdefinition. Bei weclapp rechnet der Anbieter pro Nutzer und Monat, nicht pro Gerät.