Betriebsausstattung
Teil von Handwerkssoftware auswählen: Ablauf, Schnittstelle und Kosten systematisch prüfen
Softwareeinführung im Handwerksbetrieb in acht Wochen planen
Einführungsplan für Handwerkssoftware: Onboarding, Schulung, Datenpflege und Testphase auf acht Wochen verteilen, Verantwortliche je Rolle festlegen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Trennen Sie im Plan drei Dinge: Selbststudium, begleitete Einrichtung und Stammdatenpflege. Jede Rolle bekommt genau eine Schulungsform und einen Datenblock.
- Planen Sie den Probelauf innerhalb der Testphase. Bei weclapp läuft der Testaccount nach 30 Tagen automatisch ab, ein Vertrag entsteht erst mit der Bestellung Testphase weclapp.
- Prüfpunkte stehen vor jedem Startpunkt, nicht danach. Ohne bestandene Prüfung beginnt die nächste Woche nicht.
Onboarding, Support und Schulungswege unterscheiden
Anbieter werben mit ähnlichen Begriffen, meinen aber Verschiedenes. weclapp listet kostenlosen E-Mail-Support, eine Telefon-Hotline und ein Ticketsystem. Telefon- und Live-Chat-Support sind je nach Paket optional, und es gibt Supportpakete sowie ein Onboarding-Programm, das Selbststudium mit Beratung verbindet Onboarding und Supportpakete. Fragen Sie konkret nach: Wie viele Stunden Begleitung sind enthalten, wer führt sie durch, und was kostet jeder Termin darüber hinaus?
Bei DATEV gibt es zum Partner-Onboarding ein kostenfreies Online-Gruppentraining mit höchstens zehn Teilnehmenden oder einen kostenpflichtigen telefonischen Einzeltermin. Die Einrichtungsunterlagen kommen von DATEV und vom Partner, den Anwendersupport übernimmt der Hersteller DATEV-Partner-Onboarding. Das heißt: Für die Schnittstelle erhalten Sie Unterstützung, für die Bedienung im Betrieb bleibt der Anbieter zuständig.
Schulungswege ordnen Sie nach Aufwand und Verfügbarkeit. Kostenlose Webinare und Video-Tutorials eignen sich für Grundlagen, Selbststudium für Einzelpersonen. Begleitete Einrichtung gehört an die Stellen, an denen Fehler später teuer werden. Bei Lexware Office ist Support laut Anbieter im Preis enthalten, erreichbar über das Fragezeichen-Symbol, per E-Mail oder über eine Service-Hotline von montags bis freitags 8 bis 18 Uhr Lexware Support und Test.
Schulung und Stammdaten pflegen
Planen Sie für die Datenpflege einen eigenen Termin vor dem Import ein. Verteilen Sie die Stammdaten auf die Personen, die sie täglich brauchen.
| Rolle | Eine Schulungsform | Ein Stammdatenblock |
|---|---|---|
| Büro/Vertrieb | Begleitetes Webinar | Kunden und Lieferanten |
| Buchhaltung | Selbststudium plus Sprechstunde | Kontenrahmen, Steuerschlüssel |
| Bauleitung | Fachwebinar | Artikel und Leistungstexte |
| Geschäftsführung | Beratungstermin | Preise und Nummernkreise |
Vor dem Testimport bestätigt jede Rolle ihren Datenblock. Die Buchhaltung vergleicht anschließend beispielhaft zehn ausgewählte Datensätze mit dem Altsystem. Prüfkriterien sind identische Kundennummern, vollständige Pflichtangaben und richtig zugeordnete Steuerschlüssel. Diese Stichprobe ist ein vorgeschlagener Projektprüfschritt, keine Vollständigkeitsgarantie.
Prüfen Sie vor dem Import, welche Altbestände wirklich gebraucht werden. Bei Lexware Office lassen sich bis zu 20 E-Mail-Adressen autorisierter Absender für den Rechnungseingang hinterlegen, deren Anhänge automatisch hochgeladen werden Belegempfang per E-Mail.
Lizenzen, Testphase und Prüfpunkte einplanen
Der folgende Acht-Wochen-Plan ist ein eigener Vorschlag für einen Betrieb mit fünf Beteiligten. Der Testzugang startet erst an Projekttag 22, nachdem Rollen und Datenbestände vorbereitet sind. So liegen Einrichtung, Probelauf und geplante Bestellung innerhalb eines 30-tägigen Testfensters.
| Woche | Aufgabe | Verantwortlich |
|---|---|---|
| 1-2 | Ist-Ablauf dokumentieren, Rollen festlegen | Geschäftsführung |
| 3 | Stammdaten bereinigen, Schulungen vorbereiten | je Rolle |
| 4-5 | Testzugang ab Tag 22, Import und Einrichtung | Büro plus Anbieter |
| 6-7 | Probelauf, Fehlerliste und Datenabgleich | Bauleitung und Buchhaltung |
| 8 | Freigabe an Tag 50, danach Lizenzbestellung | Geschäftsführung |
Die Buchhaltung gibt den Datenabgleich frei, die Bauleitung bestätigt einen vollständigen Probelauf vom Auftrag bis zur Rechnung. Erst danach entscheidet die Geschäftsführung über Laufzeit und Bestellung. Tag 50 liegt 28 Tage nach dem vorgesehenen Teststart; die Freigabe soll daher vor Ablauf des Testfensters erfolgen.
Bleibt eine falsche Steuerzuordnung, fehlende Buchung oder unterbrochene Schnittstelle offen, wird der Produktivstart verschoben. Das Büro sendet Fehlerbeschreibung, betroffenen Vorgang und erwartetes Ergebnis an den Anbieter. Kostenpflichtige Unterstützung beauftragt die Geschäftsführung erst nach einem Angebot mit Umfang und Termin. Eine benötigte Testverlängerung muss der Anbieter bestätigen; bis dahin bleibt das bisherige System in Betrieb.
Häufige Fragen
Wer entscheidet über den Produktivstart? Im Beispiel bestellt die Geschäftsführung nach der dokumentierten Freigabe durch Buchhaltung und Bauleitung. Ein offener Fehler verschiebt die Bestellung und den Starttermin.
Wie viel Support ist im Preis enthalten? Das unterscheidet sich je Anbieter. Bei Lexware Office ist Support nach Anbieterangabe im Preis enthalten Support im Preis.
Wer schult bei DATEV-Schnittstellen? DATEV und Partner liefern Unterlagen und Onboarding, den Anwendersupport leistet der Hersteller Support durch den Hersteller.