Zeiterfassung Handwerkssoftware: Abläufe prüfen

Für die Zeiterfassung Handwerkssoftware einzusetzen, verhindert noch keine Doppeleingaben. Entscheidend ist, wie Baustellenstunden erfasst, geprüft und an die Lohnabrechnung übergeben werden.

Das Wichtigste auf einen Blick

Wo doppelte Eingaben entstehen

Auf der Baustelle werden Stunden notiert, im Büro noch einmal in eine Liste getippt. Genau dieser zweite Schritt ist die Doppeleingabe. Sie verschwindet nicht dadurch, dass Software vorhanden ist. Sie verschwindet, wenn die Stunden dort erfasst werden, wo sie entstehen, und von dort direkt in die Abrechnung laufen. DATEV beschreibt als Vorteil digitaler Zeiterfassung, dass die Zettelwirtschaft entfällt und Daten automatisiert an die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware übermittelt werden (Digitalisierung der Zeitwirtschaft).

Ein Beispiel zur Veranschaulichung, ohne Anspruch auf gemessene Ersparnis: Notiert ein Betrieb täglich zehn Baustellenstunden auf Papier und tippt den Tageszettel abends ins Büro, ist das ein zusätzlicher Übertrag pro Arbeitstag, bei fünf Arbeitstagen also fünf zusätzliche Vorgänge pro Woche. Diese Rechnung setzt voraus, dass die Erfassung künftig am Entstehungsort erfolgt.

Drei Erfassungswege im Vergleich

Bevor du dich für ein System entscheidest, lege fest, welche Wege überhaupt in Frage kommen. Die folgende Prüfliste vergleicht sie an denselben Kriterien.

Die drei Wege im Einzelnen:

Die Kriterien der Prüfliste sind damit dieselben für alle drei Wege: wer erfasst, wann die Zuordnung zum Auftrag erfolgt, wie das Arbeitszeitmodell hängt, wie hoch der Prüfaufwand ist und ob eine Doppeleingabe entsteht. Nur die Büro-Nacherfassung erzeugt eine.

Für die Aussagen zur Doppeleingabe gilt: Persönliche und gemeinsame Erfassung sind hier als durchgängige Abläufe mit digitaler Datenübergabe gedacht, nicht als zusätzlicher digitaler Zettel vor der Büroerfassung.

Prüfliste für deinen Test

Die Gegenüberstellung und die Prüfliste sind ein Prüfschema, kein Testergebnis. Ob ein Weg funktioniert, zeigt erst der Testzeitraum.

Was das Gesetz an Aufzeichnung verlangt

Für Baustellen gilt eine Pflicht, die jeder Erfassungsweg erfüllen muss. Das Baugewerbe gehört zu den Wirtschaftszweigen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, für die der Arbeitgeber nach dem Mindestlohngesetz gesonderte Aufzeichnungen über die Arbeitszeit führen muss. Nach der Übersicht der IHK Pfalz zum Mindestlohn muss der Arbeitgeber Beginn, Dauer und Ende der täglichen Arbeitszeit festhalten und diese Aufzeichnungen zwei Jahre lang aufbewahren. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages erfolgen.

Die Rechtsgrundlage ist § 17 Mindestlohngesetz: Wer Beschäftigte in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereichen beschäftigt, muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Darüber hinaus hat das Bundesarbeitsgericht im Beschluss 1 ABR 22/21 entschieden, dass der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet ist, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen, soweit der Gesetzgeber für sie keine abweichende Regelung auf Grundlage der EU-Arbeitszeitrichtlinie getroffen hat. Ein Initiativrecht des Betriebsrats zur Einführung eines elektronischen Erfassungssystems besteht nach demselben Beschluss nicht.

Besteht ein Betriebsrat, unterliegt die Einführung und Anwendung eines technischen Systems, das objektiv zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist, seiner Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz. Das gilt auch, wenn du die Überwachung nicht beabsichtigst oder die Daten nicht auswertest. Das fehlende Initiativrecht hebt diese Mitbestimmung nicht auf.

Für die Wahl des Erfassungswegs heißt das: Die persönliche und die gemeinsame Baustellenerfassung halten Beginn und Ende am Entstehungsort fest. Bei der Büro-Nacherfassung muss bereits der Zettel Beginn, Ende und Dauer enthalten und fristgerecht erstellt und aufbewahrt werden. Die spätere Eingabe im Büro ist nicht der Maßstab für die Aufzeichnungsfrist.

Arbeitszeit- und Vergütungsmodelle abbilden

Modelle müssen pro Person hinterlegt sein, sonst entsteht Nacharbeit am Monatsende. DATEV nennt ausdrücklich Minijob, Voll- oder Teilzeit, Azubi oder Praktikant als Modelle, die individuell je Mitarbeiter angepasst werden können (Arbeitszeitmodelle je Mitarbeiter). Überstunden und Mehrarbeit werden dort automatisch dokumentiert, Beschäftigte können ihr Konto mit Soll- und Ist-Stunden, Überstunden und Fehlzeiten selbst einsehen.

Für den Test heißt das: Lege für einen Mitarbeiter ein Modell an und prüfe, ob Soll-Stunden, Pausen und Überstunden korrekt erscheinen. Erst wenn das stimmt, lohnt der nächste Schritt.

Vom Erfassungsweg zur Lohnabrechnung

Die Übergabe ist die eigentliche Prüfgrenze. Nach DATEV können die Bewegungsdaten digital über eine Schnittstelle in die DATEV-Lohnsoftware übernommen werden. Bei Marktplatz-Partnern sind die Schnittstellen zur Lohnabrechnung technisch geprüft, und optional kann eine DATEV-Beratung eingehende Daten gegenprüfen (technisch geprüfte Schnittstellen).

Diese Gegenprüfung ist der Punkt, an dem du entscheidest, ob nachgearbeitet werden muss. Prüfe im Test, ob Soll- und Ist-Stunden, Modell und Zuschläge unverändert ankommen. Jede manuelle Korrektur nach der Übergabe zeigt eine Lücke.

Erfassung und Auswertung im System

Funktionen sind Anbieterangaben, kein Nachweis im eigenen Betrieb. Auf der Preisseite führt weclapp für das Einstiegspaket ERP Starter keine Zeiterfassung auf; dort stehen Kontaktmanagement, Angebote und Rechnungen, Aufgaben und Kalender, Fibu und Banking, Berichtswesen sowie E-Rechnung. Zeiterfassung und Projektmanagement inklusive Leistungsnachweis kommen erst im Paket ERP Dienstleistung hinzu (Funktionsumfang Zeiterfassung).

Die Funktionen Zeiten erfassen, Ressourcenauslastung verwenden sowie Leistungsnachweise anlegen und bearbeiten ordnet weclapp auf der Preisseite der Einzellizenz CRM zu, nicht der Lizenz Projekt. Die Einzellizenz Projekt umfasst laut Anbieter vor allem Buchhaltungsfunktionen wie Rechnungen anschauen und bearbeiten oder Buchungsvorgänge durchführen. Sie ist nur zusammen mit ERP Dienstleistung oder ERP Handel buchbar und wird ab 19 Euro netto pro Nutzer und Monat ausgewiesen. Der Preis ist netto ohne Mehrwertsteuer.

Die genannten Lizenzangaben ersetzen keinen Test der Baustellenerfassung und der Übergabe zur Lohnabrechnung. Der genannte Betrag bezieht sich auf die Einzellizenz Projekt, nicht auf eine vollständige Lösung aus Zeiterfassung und Lohnschnittstelle.

Häufige Fragen