Wie bildet ein Handwerksbetrieb Baustellenzeiten ohne doppelte Eingaben ab?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Doppelte Eingaben entstehen meist zwischen Baustelle und Büro, nicht im Programm.
• Entscheidend sind drei Dinge: Erfassungsweg, Arbeitszeitmodell, Übergabe an die Lohnabrechnung.
• Teste mindestens zwei Erfassungswege parallel, bevor du einen verbindlich festlegst.

Wo doppelte Eingaben entstehen

Auf der Baustelle werden Stunden notiert, im Büro noch einmal in eine Liste getippt. Genau dieser zweite Schritt ist die Doppeleingabe. Sie verschwindet nicht dadurch, dass Software vorhanden ist. Sie verschwindet, wenn die Stunden dort erfasst werden, wo sie entstehen, und von dort direkt in die Abrechnung laufen. DATEV beschreibt als Vorteil digitaler Zeiterfassung, dass die Zettelwirtschaft entfällt und Daten automatisiert an die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware übermittelt werden (Digitalisierung der Zeitwirtschaft).

Ein Beispiel zur Veranschaulichung, ohne Anspruch auf gemessene Ersparnis: Notiert ein Betrieb täglich zehn Baustellenstunden auf Papier und tippt sie abends ins Büro, sind das fünf zusätzliche Vorgänge pro Woche. Diese Rechnung setzt voraus, dass die Erfassung künftig am Entstehungsort erfolgt.

Drei Erfassungswege im Vergleich

Bevor du dich für ein System entscheidest, lege fest, welche Wege überhaupt in Frage kommen. Die folgende Prüfliste vergleicht sie an denselben Kriterien.

Kriterium	Weg 1: Persönliche Erfassung	Weg 2: Gemeinsame Baustellenerfassung	Weg 3: Büro-Nacherfassung
Erfassung erfolgt	durch Mitarbeitende selbst	durch eine Person für das Team	im Büro nach Rückmeldung
Zuordnung zum Auftrag	direkt bei Erfassung	direkt, aber nur einmal	häufig nachträglich
Modellzuordnung	je Person hinterlegt	je Person hinterlegt	fehleranfällig
Prüfaufwand	verteilt	gebündelt	hoch
Doppeleingabe	nein, wenn korrekt	nein, wenn korrekt	ja, weil doppelt

Diese Tabelle ist ein Prüfschema, kein Testergebnis. Ob ein Weg funktioniert, zeigt erst der Testzeitraum.

Arbeitszeit- und Vergütungsmodelle abbilden

Modelle müssen pro Person hinterlegt sein, sonst entsteht Nacharbeit am Monatsende. DATEV nennt ausdrücklich Minijob, Voll- oder Teilzeit, Azubi oder Praktikant als Modelle, die individuell je Mitarbeiter angepasst werden können (Arbeitszeitmodelle je Mitarbeiter). Überstunden und Mehrarbeit werden dort automatisch dokumentiert, Beschäftigte können ihr Konto mit Soll- und Ist-Stunden, Überstunden und Fehlzeiten selbst einsehen.

Für den Test heißt das: Lege für einen Mitarbeiter ein Modell an und prüfe, ob Soll-Stunden, Pausen und Überstunden korrekt erscheinen. Erst wenn das stimmt, lohnt der nächste Schritt.

Vom Erfassungsweg zur Lohnabrechnung

Die Übergabe ist die eigentliche Prüfgrenze. Nach DATEV können die Bewegungsdaten digital über eine Schnittstelle in die DATEV-Lohnsoftware übernommen werden. Bei Marktplatz-Partnern sind die Schnittstellen zur Lohnabrechnung technisch geprüft, und optional kann eine DATEV-Beratung eingehende Daten gegenprüfen (technisch geprüfte Schnittstellen).

Diese Gegenprüfung ist der Punkt, an dem du entscheidest, ob nachgearbeitet werden muss. Prüfe im Test, ob Soll- und Ist-Stunden, Modell und Zuschläge unverändert ankommen. Jede manuelle Korrektur nach der Übergabe zeigt eine Lücke.

Erfassung und Auswertung im System

Funktionen sind Anbieterangaben, kein Nachweis im eigenen Betrieb. Auf der Preisseite führt weclapp für das Einstiegspaket ERP Starter keine Zeiterfassung auf; dort stehen Kontaktmanagement, Angebote und Rechnungen, Aufgaben und Kalender, Fibu und Banking, Berichtswesen sowie E-Rechnung. Zeiterfassung und Projektmanagement inklusive Leistungsnachweis kommen erst im Paket ERP Dienstleistung hinzu (Funktionsumfang Zeiterfassung).

Die Funktionen Zeiten erfassen, Ressourcenauslastung verwenden sowie Leistungsnachweise anlegen und bearbeiten ordnet weclapp auf der Preisseite der Einzellizenz CRM zu, nicht der Lizenz Projekt. Die Einzellizenz Projekt umfasst laut Anbieter vor allem Buchhaltungsfunktionen wie Rechnungen anschauen und bearbeiten oder Buchungsvorgänge durchführen. Sie ist nur zusammen mit ERP Dienstleistung oder ERP Handel buchbar und wird ab 19 Euro netto pro Nutzer und Monat ausgewiesen. Der Preis ist netto ohne Mehrwertsteuer.

Häufige Fragen

Wie vermeide ich doppelte Eingaben am sichersten? Erfasse Stunden dort, wo sie entstehen, und ordne sie sofort dem Auftrag und der Person zu. Dann entfällt der zweite Erfassungsschritt im Büro.

Muss ich mehrere Erfassungswege gleichzeitig testen? Empfehlenswert sind mindestens zwei Wege parallel. So siehst du an denselben Kriterien, welcher in deinem Betrieb ohne Nacharbeit funktioniert.

Was prüfe ich bei der Übergabe an die Lohnabrechnung zuerst? Prüfe, ob Soll- und Ist-Stunden sowie das hinterlegte Modell unverändert ankommen. Jede manuelle Korrektur danach ist ein Hinweis auf eine Lücke.