Handwerksbetriebe
Teil von Wie gewinnt ein Handwerksbetrieb Kunden ohne ständig neue Werbewege?
Auftragsauslastung steuern: Schwellen für Akquise und Annahme festlegen
Auftragsauslastung im Handwerksbetrieb steuern: eigene Schwellen in Wochen festlegen, Akquise anpassen und Anfragen nur mit festem Termin annehmen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Trage für jede der kommenden Wochen die bereits verplanten Arbeitstage ein.
- Lege zwei eigene Schwellen in Wochen fest: eine für mehr Akquise, eine für Annahme nur mit Termin.
- Führe beide Schwellen mit den offenen Angeboten in einer Ampelübersicht zusammen.
- Notiere bei jeder Ablehnung den Grund und einen spätesten alternativen Termin.
Auslastung der kommenden Wochen sichtbar machen
Am Anfang steht keine Kennzahl aus einem Branchenvergleich, sondern die eigene Planung. Nimm dir die nächsten sechs bis acht Wochen vor und trage je Woche ein, wie viele Arbeitstage bereits durch laufende Aufträge belegt sind. Ein Betrieb mit drei Monteuren und fünf Arbeitstagen hat rechnerisch fünfzehn Arbeitstage je Woche zur Verfügung; sind davon zwölf verplant, liegt die Auslastung bei 80 Prozent. Dieses Rechenbeispiel ist eine eigene Arbeitshilfe, kein gemessener Standard.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen verplanten und freien Kapazitäten. Ein Auftrag, der nur im Kalender steht, aber Material oder Freigabe braucht, blockiert vielleicht noch keinen Arbeitstag. Trage deshalb nur die Tage ein, die tatsächlich verplant sind. So entsteht ein Wochenbild, das sich mit der Auftragsvorschau aus offenen Angeboten vergleichen lässt.
Auftragsvorschau aus offenen Angeboten pflegen
Offene Angebote sind noch keine Auslastung. Trotzdem gehören sie in dieselbe Übersicht, weil sie die Erwartung für die kommenden Wochen verändern. Notiere je offenem Angebot den geschätzten Arbeitsaufwand in Tagen und den Zeitraum, in dem der Kunde eine Entscheidung erwartet. Eine solche Vorschau lässt sich mit einer anpassbaren Deal-Pipeline abbilden, in der Phasen, Wahrscheinlichkeiten und Konversionsraten sichtbar werden, so der Anbieter HubSpot in seiner Funktionsbeschreibung (Deal-Pipeline mit Phasen und Konversionsraten). Ob du dafür Software nutzt oder eine Tabelle, ist zweitrangig.
Entscheidend ist, dass die Vorschau regelmäßig aktualisiert wird. Ein Angebot, das seit drei Wochen unbeantwortet ist, zählt nicht wie ein Angebot von gestern. Bewerte den tatsächlichen Arbeitsaufwand, nicht den Angebotswert in Euro. Für dieses Wochenbild sind Tage die richtige Einheit.
Zwei Schwellen festlegen und die Wochenübersicht führen
Jetzt werden die beiden Schwellen gesetzt. Sie sind betriebliche Setzungen und kein Branchenstandard. Ein Beispiel: Unterschreitet die Auslastung der kommenden vier Wochen im Durchschnitt 60 Prozent, wird die Akquise verstärkt. Erreicht sie 90 Prozent, werden neue Anfragen nur noch mit festem Termin angenommen. Beide Werte sind frei gewählt und müssen zu Mannschaft, Gewerk und Lieferzeiten passen.
Ordne jede Woche genau einem der drei Zustände zu. Die Ampelübersicht macht die Entscheidung sichtbar, ohne dass jemand diskutieren muss.
| Zustand | Auslöser (eigene Setzung) | Aufgabe in dieser Woche |
|---|---|---|
| Akquise verstärken | Durchschnitt der nächsten vier Wochen unter der eigenen unteren Schwelle | Empfehlungen ansprechen, Verzeichniseintrag prüfen, Angebote nachfassen |
| Gleichbleibend | Zwischen unterer und oberer Schwelle | Laufende Angebote bearbeiten, Vorschau aktuell halten |
| Aufnehmen nur mit Termin | Oberere Schwelle erreicht oder überschritten | Neue Anfragen nur mit verbindlichem Termin annehmen |
Die Tabelle ist eine Vorlage für das Entscheidungsprotokoll. Trage dort die beiden Schwellen in Wochen ein und ergänze je Woche das Datum der Festlegung. So bleibt nachvollziehbar, wann welche Schwelle galt.
Für die Annahme nur mit Termin brauchst du eine klare Formulierung am Telefon. Eine Möglichkeit: Sie nehmen den Auftrag gern an, nennen aber einen konkreten Termin und halten fest, dass vorher nicht begonnen wird. Wer Anrufe bündelt, kann Erreichbarkeit zeitbasiert steuern und Weiterleitungen danach einstellen, nach wie vielen Sekunden ein Anruf an eine andere Person oder ein Team geht, wie der Anbieter sipgate für seine Cloud-Telefonanlage beschreibt (zeitbasiertes Routing und Weiterleitungen). Das ersetzt keine Terminzusage, verhindert aber, dass Anfragen untergehen.
Ablehnung oder Verschiebung dokumentieren
Jede abgelehnte oder verschobene Anfrage bekommt eine Notiz: Datum, Anliegen, Grund und der späteste alternative Termin, den du anbieten könntest. Diese Notiz ist kein Nachweis gegenüber Dritten, sondern deine eigene Entscheidungsgrundlage. Sie zeigt nach einigen Wochen, ob die Schwellen zu streng oder zu locker gesetzt sind.
Prüfe die Werte monatlich und passe sie an. Eine Schwelle, die nie erreicht wird, steuert nichts. Eine Grenze, die ständig auslöst, blockiert unnötig Aufträge.
Häufige Fragen
Wie viele Wochen sollte die Auslastungsvorschau umfassen?
Vier bis acht Wochen haben sich als praktikabel erwähnt. Der genaue Zeitraum ist eine eigene Festlegung und hängt von Vorlaufzeiten und Auftragsdauer ab.
Sind feste Prozentwerte wie 60 oder 90 Prozent verbindlich?
Nein. Das sind frei gewählte Beispielwerte. Jeder Betrieb setzt seine eigenen Schwellen und dokumentiert sie.
Was passiert mit einer Anfrage ohne möglichen Termin?
Sie wird mit Grund und spätestem Alternativtermin dokumentiert. So bleibt der Kontakt erhalten, ohne eine Zusage zu erzeugen, die der Betrieb nicht halten kann.