Auftragsplanung im Handwerksbetrieb mit Kapazitätsrechnung und Nachkalkulation aufbauen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Auftragsboard führt jeden Auftrag über fünf Status: Eingang, geprüft, eingeplant, ausgeführt, nachbesprochen.
• Kapazitätsrechnung, Terminplanung und Nachkalkulation sind Eingangsgrößen. Das Board wiederholt ihre Rechnungen nicht, sondern verknüpft sie.
• Für jeden Status gilt: eine verantwortliche Rolle, ein benötigter Nachweis, ein zugesagter Termin.
• Bei fehlendem Material darf nur die benannte Rolle die Zusage ändern.

Warum eine verrechenbare Stunde nicht einfach eine Arbeitsstunde ist

Ein Auftragsboard beginnt nicht beim Kundenauftrag. Es beginnt bei der verfügbaren Zeit. Diese Zeit muss zuerst berechnet werden.

Die Handwerkskammer Leipzig zeigt im Formular zur Ermittlung des Stundenverrechnungssatzes ein klares Schema. Man startet bei 365 Kalendertagen.Kalendertage als Ausgangspunkt Davon gehen 104 Samstage und Sonntage ab. Es bleiben 261 Zahltage. Zusätzlich subtrahiert das Formular bezahlte Feiertage, Urlaubstage, Krankheitstage und Schlechtwettertage. Danach bleiben die Anwesenheitstage im Betrieb.

Dieser Schritt liefert die verfügbare Einsatzzeit. Erst daraus wird die verrechenbare Kapazität.

Was heißt das für den Alltag?

Eine Stunde, die der Betrieb bezahlt, ist nicht automatisch eine Stunde, die er dem Kunden berechnen kann. Urlaub, Krankheit und Schlechtwetter verringern die Kapazität jeden Monat neu. Wer diese Größen nicht pflegt, plant zu optimistisch und bricht Zusagen.

Das Board übernimmt diese Zahl als Eingangsgröße. Es zeigt nur, wie viel davon aktuell frei ist. Die Rechnung selbst bleibt im Kapazitätsblatt.

Wichtig: Die Kammerformulare liefern ein Rechengerüst. Sie enthalten keine fertigen Betriebsdaten und keine Branchenmittelwerte. Jeder Betrieb setzt seine eigenen Anwesenheits- und Urlaubstage ein.

Das Auftragsboard: fünf Spalten und feste Übergaben

Das Board ist eine Übersicht. Jede Zeile ist ein Auftrag. Jede Spalte beschreibt einen Zustand.

Status	Nächste Entscheidung	Verantwortliche Rolle	Benötigter Nachweis	Zugesagter Termin
Eingang	Annehmen, mit Auflage annehmen oder ablehnen	Büro	Anfrage, Region, Zahlungsweg	noch keiner
Geprüft	Kapazität freigeben ja oder nein	Betriebsleitung	Restkapazität, Materialscheck	vorläufiges Datum
Eingeplant	Teams, Fahrzeuge und Zeiten zuordnen	Disposition	Wochenplan mit Puffer	verbindliches Datum
Ausgeführt	Abweichungen erfassen	Teamleitung	Stunden, Material, Hindernisse	Termin gehalten oder nicht
Nachbesprochen	Kalkulation und Ursachen prüfen	Kalkulation	Nachkalkulation, Rückmeldung	Folgetermin nicht nötig

Die Tabelle hat eine Aufgabe: Jeder Statuswechsel wird von einer Entscheidung, einer Rolle und einem Nachweis begleitet. Ohne Nachweis kein Wechsel.

Ein Beispiel, ausdrücklich hypothetisch: Eine Anfrage kommt am Montag herein. Sie umfasst 24 verrechenbare Stunden. Die Restkapazität der nächsten zwei Wochen beträgt aber nur 20 Stunden. Die Büro-Rolle trägt die Anfrage mit dem Status Eingang ein und notiert die geplante Unterdeckung von vier Stunden. Die Betriebsleitung entscheidet im Status Geprüft: Termin verschieben, Leistung aufteilen oder ablehnen. Erst danach darf ein Datum zugesagt werden.

Diese vier Stunden Differenz sind meine eigene Beispielrechnung. Sie sagen nichts über typische Auslastungen in irgendeinem Gewerk.

Kapazität und Material vor der Zusage abgleichen

Die Zusage ist der Punkt, an dem der Betrieb Verantwortung übernimmt. Deshalb liegen zwischen Eingang und Zusage zwei Prüfungen: Kapazität und Material.

Die Kapazitätsprüfung nutzt das Ergebnis aus dem Stundenverrechnungssatz-Blatt. Sie fragt nur: Wie viele verrechenbare Stunden sind im Zielzeitraum noch frei? Die Antwort kommt aus dem Wochenplan.

Die Materialprüfung fragt anders. Sie klärt, ob das benötigte Material zum Einsatztermin verfügbar ist. Ein ERP-System kann diese Frage unterstützen, ersetzt aber die Entscheidung nicht.

weclapp beschreibt für seine Software eine bedarfs- oder verbrauchsgesteuerte Disposition. Diese soll automatische Bestell- und Produktionsvorschläge erzeugen, um Engpässe zu vermeiden.Automatische Bestellvorschläge gegen Engpässe Solche Vorschläge sind Hinweise, keine Freigabe. Der Betrieb entscheidet, ob er auf dieser Basis zusagt.

Ebenso beschreibt weclapp im Bestellwesen eine Lieferantenauswahl über Bezugsquellen im Artikelstamm. Dort lassen sich Mindest- und Sollbestände führen.Lieferantenauswahl und Sollbestände Auch das ist eine Herstellerbeschreibung der Software, keine unabhängige Prüfung und kein Beweis für eine bestimmte Liefertreue.

Für das Board bedeutet das eine einfache Regel: Solange der Materialscheck im Status Geprüft nicht abgeschlossen ist, bleibt die Zeile dort stehen. Kein Datum wird verbindlich.

Vom geprüften Auftrag zur verbindlichen Einsatzplanung

Sind Kapazität und Material geklärt, folgt der Übergang in die Einsatzplanung. Das ist der eingeplante Status.

Hier bekommt der Auftrag ein Team, ein Fahrzeug und ein Zeitfenster. Zusätzlich bekommt er einen Puffer. Dieser Puffer ist eine Betriebsentscheidung. Es gibt keinen branchenüblichen Pufferwert, der aus den erfassten Quellen belegt wäre.

Wichtig ist: Nacharbeit bleibt innerhalb der geplanten Zeit. Sie wird nicht doppelt gezählt. Wer Nacharbeit zusätzlich einplant, hat die Kapazität schon vorher überschritten.

Ein hypothetisches Beispiel für eine Woche: Drei produktiv Beschäftigte arbeiten je 35 verrechenbare Stunden. Das sind 105 Stunden. Der Betrieb reserviert 21 Stunden als Puffer, also 20 Prozent. Es bleiben 84 verplanbare Stunden. Ein Team kann diese 84 Stunden auf fünf Tage verteilen. Enthält ein Tag Nacharbeit, wird sie innerhalb der Tagesstunden gekennzeichnet, nicht zusätzlich gebucht.

Die 20 Prozent sind eine selbst gewählte Zahl in diesem Rechenbeispiel. Sie sind kein Standard und keine Empfehlung.

Für die Planung hilft eine einfache Checkliste:

• Jeder Auftrag hat eine benannte verantwortliche Rolle.
• Jeder Auftrag hat ein verbindliches Datum oder gar keines.
• Der Materialstatus ist vor dem Datum geklärt.
• Nacharbeit ist innerhalb der geplanten Zeit markiert.
• Der Puffer ist als eigene Zeile ausgewiesen und nicht als Restgröße.

Ein Softwarebeispiel: weclapp weist Zeit- und Abwesenheitsfunktionen mit Zeiterfassung, Personalakte und Zeiterfassungsjournal aus. Die Ressourcenauslastung ist in der Einzellizenz Projekt enthalten.Zeiterfassung und Ressourcenauslastung als Softwarefunktionen Diese Einzellizenz ist laut Preisliste ab 19 Euro monatlich pro Nutzer ausgewiesen und nur zusammen mit den Paketen ERP Dienstleistung oder ERP Handel buchbar. Das ist eine Anbieterangabe aus einer veröffentlichten Preisliste. Sie ist ein Datenpunkt, keine Kaufempfehlung und kein Vergleichstest.

Rückmeldungen aus Ausführung und Nachkalkulation verwenden

Nach dem Einsatz endet der Auftrag nicht. Es beginnt die Nachbesprechung.

Dazu braucht der Betrieb zwei Dinge: die Rückmeldung des Teams und die Nachkalkulation. Beide kommen in getrennten Schritten.

Die Nachkalkulation folgt einem klaren Schema. Die Handwerkskammer Leipzig beginnt beim Zahlbetrag A. Das ist die Rechnungssumme netto abzüglich Rabatt und Skonto.Zahlbetrag und Materialeinkauf trennen Davon werden Materialeinkäufe mehrerer Lieferanten als B, Subunternehmerleistungen als C und Bürgschaftskosten als D abgezogen. Es bleibt die Wertschöpfung E gleich A minus B minus C minus D.

Dann folgen die Stunden. Produktive Stunden von Gesellen, umgerechnete Azubistunden und Unternehmerstunden werden zur Summe F addiert. Aus dem erzielten Satz G und dem kalkulatorischen Satz H ergibt sich das Auftragsergebnis I gleich (G minus H) mal F.

Ein hypothetisches Rechenbeispiel, alle Beträge netto:

• Zahlbetrag A: 6000 Euro
• Material B: 2000 Euro
• Subunternehmer C: 1000 Euro
• Bürgschaftskosten D: 0 Euro
• Wertschöpfung E: 3000 Euro

Daraus folgen die Stunden. Geplant sind 60 produktive Stunden. Der kalkulatorische Stundensatz H liegt bei 45 Euro. Das geplante Ergebnis beträgt 300 Euro. Tatsächlich fallen 70 Stunden an. So lautet das Ergebnis I: 3000 minus 45 mal 70 gleich minus 150 Euro.

Der Unterschied entsteht hier aus zehn Mehrstunden. Bei unveränderten Kosten müsste der Angebotspreis für dasselbe Zielergebnis auf 6450 Euro steigen. Diese Rechnung ist ein eigenes Modell. Sie ist keine Marktempfehlung und keine Nachforderung an einen Kunden.

Aus dem Ergebnis folgt eine konkrete Änderung für das nächste Angebot. Nicht eine pauschale Preiserhöhung, sondern ein neuer Wert für die Zeitkalkulation.

Die letzte Spalte im Board bleibt die Nachbesprechung. Dort steht, wer den Auftrag ausgewertet hat, welche Ursache die Abweichung hatte und welcher Wert künftig gilt.

Häufige Fragen

Wer aktualisiert die Zusage, wenn Material fehlt?

Das macht die Rolle, die im Board für den Status Eingeplant eingetragen ist. Fehlt Material, bleibt der Auftrag bei Geprüft oder wandert zurück. Ein neues Datum wird nur von dieser Rolle bestätigt. Alle anderen dürfen informieren, aber nicht zusagen.

Reicht eine Software für die Auftragsplanung?

Nein. Software kann Termine, Stunden und Bestände verwalten. weclapp beschreibt außerdem Barrechnung, Kreditrechnung, Abschlagszahlung und Vorauskasse als abrechenbare Formen.Abrechnungsformen in der Auftragsverwaltung Die Entscheidung über Kapazität und Annahme bleibt aber immer im Betrieb.

Wie oft wird nachkalkuliert?

Nach jedem abgeschlossenen Auftrag. Die Nachkalkulation braucht die tatsächlichen Stunden und Materialkosten. Ohne diese Zahlen fehlt dem nächsten Angebot die Grundlage. Ein fester Rhythmus für alle Aufträge lässt sich aus den erfassten Quellen nicht ableiten.