Auftragsannahme im Handwerksbetrieb: Prüfschritte für Kapazität, Zahlung und Absage

Das Wichtigste auf einen Blick

Schritt 1 bis 3: Leistung, Region und Stunden prüfen

Am Anfang jeder Annahme steht die Frage, ob die angefragte Leistung überhaupt zum Betrieb gehört. Passt sie nicht zum Gewerk oder zum Maschinenpark, wird nicht gerechnet, sondern abgelehnt. Danach folgt die Region: Wegezeit zählt zur Kapazität, auch wenn sie auf keinem Beleg als Position erscheint. Erst dann kommt die Zahl, die viele Betriebe überspringen. Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: Wer Leistung und Region überspringt, rechnet Stunden für einen Auftrag, den er gar nicht ausführen kann.

Diese Zahl ist die Restkapazität, also der noch freie Teil der verrechenbaren Stunden. Sie liegt bereits vor, wenn die Jahres- und Wochenplanung steht, und wird hier nur übernommen. Im Kammerformular entstehen die verrechenbaren Stunden so: Von den 261 Zahltagen werden bezahlte Feiertage, Urlaub, Krankheit, Schlechtwettertage, Schulzeit und überbetriebliche Unterweisung abgezogen, übrig bleiben Anwesenheitstage im Betrieb.

Diese werden mit den Anwesenheitsstunden pro Tag multipliziert, unproduktive Stunden werden abgezogen, und das Ergebnis wird mit der Zahl der produktiv Beschäftigten multipliziert. Daraus ergibt sich die Gesamtkapazität des Betriebes. Wer den noch freien Teil für die nächsten vier Wochen kennt, kann eine Anfrage in Minuten einordnen.

Beispiel: 20 Reststunden gegen 24 angefragte Stunden

Die folgende Rechnung ist ein eigenes, ausdrücklich hypothetisches Beispiel. Sie zeigt nur das Prüfmuster, keine Branchenwerte.

Aus der Unterdeckung folgen drei begründbare Entscheidungen. Erstens: Termin verschieben, bis die vier Stunden frei sind. Zweitens: Leistung nach Vereinbarung teilen, zum Beispiel Zuarbeiten des Kunden. Drittens: ablehnen und die Gründe dokumentieren. Keine dieser Optionen ist gesetzlich vorgeschrieben, jede ist eine Betriebsentscheidung.

Schritt 4 und 5: Zahlungsweg und Mengen vor der Bestätigung klären

Der Zahlungsweg gehört vor die Zusage, nicht in die Nachbereitung. Handwerksbetriebe können Abschlagszahlung, Vorauskasse oder Rechnung auf Kredit vereinbaren; AGB können dafür Regelungen zu Warenlieferungen, Stornierungsoptionen und Zahlungsmodalitäten enthalten. Welche Variante zum Auftrag passt, hängt von Volumen, Laufzeit und Kunde ab. Der ZDH veröffentlicht dazu allgemeine Hinweise und verweist für den Einzelfall an die Handwerksorganisationen vor Ort. Ein Praxis-Recht-Beitrag zu AGB ersetzt also keine Beratung.

Mengen- und Umrechnungsfragen entscheiden über den Preis. Verpackungseinheiten, Staffelpreise und Zuschläge gehören in die Anfragephase, weil sie den Aufwand verschieben. Softwareseitig existiert das: weclapp beschreibt die Auftragsabwicklung mit Barrechnung, Kreditrechnung, Abschlagszahlung und Vorauskasse sowie Mengenumrechnungen am Artikel. Das sind Herstellerangaben ohne unabhängige Prüfung, aber sie zeigen, welche Felder eine Annahmecheckliste abdecken sollte.

Schritt 6: Zusage oder Absage dokumentieren

Jede Entscheidung bekommt eine Zeile: Datum, Anfrage, Leistungsumfang, geprüfte Stunden, Entscheidung, Auflage, zuständige Rolle, Zusagedatum. Auch die Absage wird begründet festgehalten, damit dieselbe Anfrage nicht zweimal geprüft wird. Wird die Anfrage mit Auflage angenommen, muss die Auflage im Angebot sichtbar sein, sonst entsteht Streit bei der Abrechnung.

Eine Absage lässt sich sachlich formulieren: Leistung passt nicht, Region zu weit, Kapazität bis zum gewünschten Termin belegt, oder Zahlungsweg nicht vereinbar. Ein Satz zur möglichen Wiedervorlage genügt. Wichtig ist die Trennung von Grund und Auflage. Der Grund erklärt die Ablehnung, die Auflage beschreibt die Bedingung für eine spätere Annahme.

Wie Software die Annahme unterstützt

Auftragsbestätigungen, Angebote und Rechnungen lassen sich in gängigen Programmen aus einer Anfrage erzeugen. Lexware Office führt Auftragsbestätigungen und Workflows, die Belegnummern, Kundenrabatte und Zahlungsbedingungen vergeben; der Anbieter nennt außerdem E-Rechnungen nach EN 16931. Auch hier gilt: Herstellerbeschreibung, kein Test. Wer die Dokumentation braucht, findet im Paket ERP Handel ein Auftragswesen mit Vorkasse, Abschlag und Anzahlung.

Für die Entscheidung selbst hilft Software nur begrenzt. Sie zeigt freie Stunden und offene Posten, aber sie kennt weder den Zustand der Baustelle noch die Belastbarkeit des Teams. Die sechs Prüfschritte bleiben deshalb ein Entscheidungsprotokoll, das die Software nicht ersetzt. Diese Einschätzung bleibt bei der zuständigen Rolle, meist der Betriebsleitung oder der Meisterin.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich die Unterdeckung ignoriere?

Dann rutschen die vier fehlenden Stunden in die Folgewochen. Aus einer Annahme werden zwei verschobene Termine, und der Puffer für Störungen ist verbraucht.

Muss ich jede Anfrage beantworten?

Nein. Eine dokumentierte Absage mit Grund und Wiedervorlage ist besser als eine Zusage, die nicht gehalten werden kann. Halten Sie den Ablehnungsgrund fest und informieren Sie den Kunden über Ihre Entscheidung.

Ersetzt eine Zahlungsvereinbarung die Prüfung?

Nein. Der Zahlungsweg senkt das Ausfallrisiko, aber er schafft keine Stunden. Kapazität und Zahlungsweg sind zwei getrennte Prüfungen.