Handwerksbetriebe
Teil von Büroorganisation im Handwerksbetrieb ordnen
Wie ordnet ein Handwerksbetrieb Belege so, dass Steuerberater und Nachkalkulation davon profitieren?
Belegverwaltung im Handwerksbetrieb: Belege auftragsbezogen erfassen, Zahlungen zuordnen, archivieren und per DATEV, PDF oder CSV an die Kanzlei übergeben.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Der Belegweg hängt am Auftrag, nicht am Ordner. Nur so hilft der Beleg später der Nachkalkulation.
- Erfassung, Zuordnung, Archivierung und Übergabe sind vier getrennte Schritte mit je einer Prüffrage.
- Software kann erfassen und zuordnen. Die Auftragsnummer am Beleg bleibt Handarbeit.
Warum der Belegweg am Auftrag hängt
Ein Beleg im Monatsordner beantwortet genau eine Frage: Was hat der Betrieb ausgegeben? Für die Steuer reicht das oft. Für die Nachkalkulation reicht es selten, weil niemand später sieht, zu welchem Auftrag die Ausgabe gehört.
Ordnen Sie jeden Beleg deshalb an zwei Achsen: Zahlungsdatum für die Buchhaltung und Auftragsnummer für die Kalkulation. Am schnellsten geht das bei der Erfassung, nicht im Winter. Danach tragen Sie die Auftragsnummer hinter den Eintrag in der Buchhaltung.
Erfassung: Papier und Datei an einer Stelle
Wer heute einen Beleg in der Hand hält, hat drei Wege. Der erste ist das Foto per App. Lexware Office beschreibt, dass sich Belege einfach abfotografieren lassen und die Texterkennung die Daten ausliest. Der zweite Weg ist der Scan am Schreibtisch. Der dritte sind digitale Belege direkt aus der E-Mail.
Für kleine Mengen hilft die App, weil der Beleg ohne Umweg in den Ablageort rutscht. Lexware weist darauf hin, dass sich in der App ein Widget auf den Home-Bildschirm legen und ein Beleg per Share-Sheet aus anderen Apps hochladen lässt, etwa eine Lieferantenrechnung aus der E-Mail. Wer mehrere Belege auf einmal sammelt, nimmt laut Anbieter die Scan-App und lädt sie anschließend in einem Rutsch hoch.
Wichtig bleibt, was die Software nicht weiß: den Auftragsbezug. Notieren Sie ihn am Beleg oder im Feld Notiz.
Zuordnung: Beleg, Zahlung, Auftrag
Die zweite Station verbindet Beleg und Zahlung. Lexware Office gleicht laut Anbieter Belege der richtigen Zahlung zu und verbucht sie. Ob das im Einzelfall klappt, hängt von der Qualität der Erkennung ab; die Angaben dazu sind Anbieterbeschreibungen, keine unabhängige Prüfung.
Prüfen Sie monatlich die offenen Punkte. sevdesk nennt als Funktion unter anderem eine Übersicht über fehlende Belege. Genau diese Liste ist das Steuerinstrument für den Belegweg: Jede Zeile ist ein Beleg, der noch keinen Auftrag oder keine Zahlung hat. Fehlt der Auftrag, tragen Sie ihn nach. Fehlt die Zahlung, haken Sie nach.
Damit die Nachkalkulation stimmt, brauchen Sie drei Angaben je Auftrag: Materialkosten, Fremdleistung und Arbeitszeit. Ohne die Zeit bleibt jede Nachkalkulation eine halbe Rechnung.
Archivierung und Kanzleiübergabe
Die dritte Station ist die Ablage. Lexware Office gibt an, Belege nach der Erfassung korrekt zu verbuchen und GoBD-konform zu archivieren; Betrag, Datum und Steuersatz erkennt die Software nach eigenen Angaben automatisch. Ob und wie lange Belege aufzubewahren sind, regelt der Betrieb mit seiner Kanzlei, nicht die Software.
Die vierte Station ist die Übergabe. Hier gibt es mehrere Wege:
- DATEV-SchnittstelleLexware Office beschreibt, dass Daten über die DATEV-Schnittstelle direkt in der Software der Kanzlei landen.
- DATEV-Export, PDF oder CSVsevdesk nennt in derselben Produktübersicht zusätzlich den DATEV-Export und den Export aller Dokumente als PDF oder CSV.
- Steuerberater-ZugangBei sevdesk kann die Kanzlei nach Anbieterangabe direkt in die Software eingeladen werden. Das ersetzt das Hin- und Herschicken von Ordnern.
Klären Sie vorher mit der Kanzlei, welches Format sie will. Ein PDF-Stapel hilft weniger als der direkte Import.
Checkliste: der Belegweg in vier Schritten
| Schritt | Prüffrage | Werkzeug |
|---|---|---|
| Erfassung | Beleg als Bild oder Datei vorhanden? | App oder Scanner |
| Auftragsbezug | Auftragsnummer eingetragen? | Feld Notiz |
| Zahlungszuordnung | Beleg mit Zahlung verknüpft? | Bankabgleich |
| Kanzleiübergabe | Format mit Kanzlei abgestimmt? | DATEV, PDF oder CSV |
Ein Beispiel: Ein Betrieb fotografiert eine Lieferantenrechnung über 240 Euro brutto im Februar und trägt im Notizfeld den Auftrag 118 ein. Beim Bankabgleich zwei Wochen später findet die Software die Zahlung, der Beleg hat aber keine Zahlungsverknüpfung. Der Betrieb sieht das in der Liste der fehlenden Belege und ordnet manuell zu. Diese Zahlen sind ein Beispiel, keine Messung.
