Angebotssoftware im Handwerk anhand von Vorlagen, Kalkulationslogik und Datenübernahme prüfen

Das Wichtigste auf einen Blick

Prüfe nicht den Funktionskatalog, sondern eine echte Angebotsposition vom Ausgangsdokument bis zur Rechnung.
Vorlagen, Nummernkreise und Folgeschritte sind entscheidender als einzelne Einzelfunktionen.
Bei der Datenübernahme zählt, welche Felder der Steuerberater am Ende tatsächlich bekommt.

Vorlagen, Textbausteine und Nummernkreise statt Funktionsliste

Ein Angebot entsteht selten aus dem Nichts. Lexware Office beschreibt, dass Standardprodukte und -services als Vorlagen gespeichert und mit einem Klick in künftige Aufträge eingefügt werden. Zusätzlich sollen Auftrags-Workflows Belegnummern, Kundenrabatte und Zahlungsbedingungen automatisch richtig vergeben.

Drei Altangebote prüfen

Position als Vorlage wiederkehrend?
Jede Position neu getippt?
Angebotsnummer fortlaufend im Altsystem?
Nummernkreis für Steuerberater auffindbar?

weclapp nennt einen flexiblen Formulardesigner für alle Belege mit individuellen Textbausteinen sowie anpassbare Nummernkreise und individualisierbare Ansichten. Für den Betrieb zählt: Passt eine typische Angebotsposition des eigenen Gewerks ohne Nacharbeit hinein?

Nimm deshalb drei echte Altangebote und prüfe, ob jede Position als Vorlage wiederkehrt oder jedes Mal neu getippt werden muss. Achte besonders auf Nummernkreise: War die Angebotsnummer im Altsystem fortlaufend, will der Steuerberater diese Reihe später wiederfinden.

Kalkulations- und Preislogik nachvollziehen

Die Preisfrage beginnt bei den Positionen, nicht bei den Tarifen. Lexware Office nennt intelligente Auftrags-Workflows, die unter anderem spezielle Kundenrabatte und Zahlungsbedingungen automatisch vergeben sollen.

Lexware Office gegen weclapp

Lexware Office

Leistungsvorlagen: ja, speicherbar
Formulardesigner: Textbausteine
Preislogik: Auftrags-Workflows
Kundenrabatte: automatisch
Testphase: nicht genannt

weclapp

Leistungsvorlagen: nicht ausdrücklich
Formulardesigner: flexibel, individuell
Preislogik: ab 39 Euro netto
Kundenrabatte: nicht genannt
Testphase: 30 Tage kostenlos

Für Lexware Office ließ sich kein belastbarer Eurobetrag für die Angebotsfunktion belegen, weil sich der Einstieg nach dem gewählten Paket richtet.

weclapp führt bereits im Einstiegspaket ERP Starter Angebote und Rechnungen ab 39 Euro pro Nutzer und Monat, netto und mit 30 Tagen kostenlosem Test. Das Paket ERP Dienstleistung enthält unter anderem CRM, Chancen-, Angebots- und Auftragsabwicklung.

Arbeite mit einer Beispielposition, nicht mit dem gesamten Leistungsverzeichnis. Nimm eine Malerposition: Decken streichen, 45 Quadratmeter, 6,50 Euro netto je Quadratmeter, ergibt 292,50 Euro netto. Der Rechenweg lautet 45 mal 6,50.

Ändere im Testkonto die Menge auf 50 Quadratmeter. Rechnet die Software 325,00 Euro netto, ist der Preis kalkuliert. Bleibt 292,50 Euro stehen, ist er fest verdrahtet, und die Position fällt durch.

Die folgende Übersicht ist eine eigene Prüffrage, keine gemessene Norm. Als Schwelle gilt: von zehn wiederkehrenden Positionen sollten mindestens acht als Vorlage vorliegen.

Prüffrage	Woran du es merkst	Ja	Nein
Vorlagenquelle	Position lässt sich aus einer gespeicherten Vorlage einfügen	[ ]	[ ]
Kalkulationsart	Preis oder Menge ist nicht fest verdrahtet	[ ]	[ ]
Textbaustein	Leistungsbeschreibung kommt aus hinterlegtem Text	[ ]	[ ]
Folgeschritt	Position taucht später im Auftrag und in der Rechnung auf	[ ]	[ ]
Nummernkreis	Angebotsnummer folgt deiner bisherigen Reihe	[ ]	[ ]

Von der Annahme über den Auftrag zur Rechnung

Ein Angebot ist erst dann fertig, wenn sein Folgeschritt stimmt. Lexware Office beschreibt ein Online-Kundenportal, in dem Kunden Angebotsalternativen interaktiv auswählen, Aufträge bestätigen und Rechnungen per Überweisung oder PayPal bezahlen.

Die andere Seite ist die Übernahme in die Buchhaltung. DATEV beschreibt für weclapp Schnittstellen wie den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0, über den strukturierte Belegdaten an DATEV Unternehmen online übertragen und dort als Buchungsvorschläge weiterverarbeitet werden. Nach DATEV-Angabe wird dabei nur das fehlerfreie Einlesen der Output-Datei geprüft, nicht die fachliche Richtigkeit der übergebenen Daten.

Für Lexware Office lässt sich hier keine DATEV-Anbindung belegen. Kläre die Übernahme mit deinem Steuerberater.

Für dein Beispiel heißt das: Verfolge eine einzige Position von der Annahme bis zur Rechnung und markiere jedes Feld, das unterwegs verloren geht.

Datenübernahme und Umstieg aus dem Altsystem

Beide Anbieter beschreiben Importfunktionen, aber die Prüfung findet nicht am Importdialog statt, sondern an deinen Altdaten. weclapp nennt einen Datenimport- und -export-Wizard. Lexware Office nennt Kunden- und Lieferantendaten aus dem Smartphone-Telefonbuch.

Vor dem Umstieg lohnt eine Stammdatenprobe. Nimm fünf Kundenkontakte, drei wiederkehrende Leistungen und deine laufenden Angebots- und Auftragsnummern. Prüfe je Datensatz, ob er nach dem Import vollständig auftaucht und für ein neues Angebot auswählbar ist. Was fehlt, kommt als Liste mit ins Testkonto.

Am Import führt kein Weg vorbei: Entweder du übernimmst die Altdaten, oder du tippst nach.

Häufige Fragen

Welche Software ist besser?

Pauschal keine von beiden. Entscheide an deinen Prüfpunkten: Vorlagen, Nummernkreise, Rechenweg und Folgeschritt. Verglichen werden hier nur Lexware Office und weclapp; andere Anbieter wie sevdesk wurden nicht geprüft.

Reicht die Angebotsfunktion für einen Ein-Mann-Betrieb?

Das hängt davon ab, ob du wiederkehrende Positionen hast, ob dein Steuerberater die Daten digital bekommt und ob deine Angebotsnummern fortlaufend bleiben sollen.

Muss ich das Online-Kundenportal nutzen?

Nein. Es ist eine beschriebene Funktion von Lexware Office, ersetzt aber nicht dein Angebot. Entscheidend ist, ob der Folgeschritt in Auftrag und Rechnung ohne Portal sauber funktioniert.

Wie viel Vorarbeit kostet die Datenübernahme?

Dazu lassen sich den erfassten Quellen keine Zeitangabe entnehmen. Als grobe Orientierung dient der Stammdatenumfang: fünf Kundenkontakte und drei Leistungen sind schnell geprüft, mehrere Hundert gewachsene Kundenkontakte brauchen entsprechend länger. Erstelle eine Liste mit Feldern, die nach dem Import fehlen, und kläre sie vor der ersten echten Rechnung.